ما هو الترحيل إلى دفتر الأستاذ؟

مفهوم الترحيل إلى دفتر الأستاذ

يُشير الترحيل إلى دفتر الأستاذ إلى عملية نقل المعلومات والمعاملات الماليّة من دفاتر اليوميّة إلى دفتر الأستاذ العام، والذي يُعتبر سجل محاسبيّ ضخم يحتوي على جميع الحسابات الماليّة المتعلّقة بأعمال الشركة المختلفة، ولا يشترط في عملية الترحيل إلى دفتر الأستاذ مراعاة الترتيب الزمنيّ للمعاملات الماليّة، بخلاف الإدخلات التي تتم على دفتر اليوميّة بحيث يجب مراعاة الترتيب الزمنيّ للمعاملات الماليّة التي تتم.^[١]

كما يستخدم محاسبو الشركات دفتر الأستاذ العام لتوثيق المعاملات والحسابات الماليّة بحيث يسهل عليهم الرجوع إلى أيّة معاملة ماليّة قامت بها الشركة وقت الحاجة، وبالتالي يجب أن تكون عملية ترحيل المعاملات إلى دفتر الأستاذ عملية دقيقة خالية من الأخطاء، بالإضافة إلى كونها منظمة، وبالتالي تحصل الشركة على دفتر أستاذ عام منظم ودقيق ترجع إليه في أوقات الحاجة والضرورة.^[١]

أهمية الترحيل إلى دفتر الأستاذ

تتمثّل اهمية الترحيل إلى دفتر الأستاذ في الأمور الآتية:^[٢]

• سهولة العثور على المعاملات والمعلومات المحاسبيّة.
• توفير رؤية كبيرة عن الصحة الماليّة للشركة، بحيث يظهر في دفتر الأستاذ أنماط الدخل والإيرادات، والتكاليف والنفقات أيضاً.
• سهولة اكتشاف الأخطاء المحاسبيّة في سجلات الشركة.
• تحديث البيانات والمعلومات المحاسبيّة أول بأول.
• توفير مرجع أولي وأساسيّ، يمكن الرجوع إليه وقت الحاجة والضرورة.

طريقة الترحيل إلى دفتر الأستاذ

تتمثّل طريقة الترحيل إإلى دفتر الأستاذ المحاسبي الخاص بالشركة في النقاط الآتية:^[٣]

• إعداد الدفاتر المحاسبيّة الفرعيّة واليوميّة، التي ستجمع فيه البيانات والمعلومات إلى دفتر الأستاذ العام، وذلك بعد الوقوف على جميع الصيغ المحاسبيّة والمعلومات التفصيليّة المتعلّقة بالعمليات التجاريّة والاستثماريّة المختلفة.
• إعداد دفتر الأستاذ العام والذي يعني سجل محاسبيّ ضخم يتم تحويل جمميع الأرصدة الماليّة من جميع الدفاتر الفرعيّة واليوميّة التي يستخدمها عدّة محاسبون في الشركة.
• إدخال اسم ونوع الحساب في دفتر الأستاذ العام، وجميع التفاصيل المتعلّقة بالمعاملة الماليّة، بحيث يتم ترحيل جميع المعاملات الماليّة ضمن حسابات من دفاتر اليوميّة إلى دفتر الأستاذ العام بشكل تدريجيّ، بالإضافة إلى جميع المعلومات المتعلّقة بالحساب، سواء المبلغ الماليّ، وأيّة تفاصيل أخرى.
• إدخال أرصدة الخصم والائتمان إلى دفتر الأستاذ العام، بالإضافة إلى أرصدة الذمم المدينة والذمم الدائنة، وفقاً للأرقام التي تم إدخالها في دفاتر اليوميّة، كما يتم إضافة الذمم الدائنة إلى الأصول، أمّا الذمم المدينة فتزيد من نسبة الإلتزامات الماليّة التي على الشركة.
• الاحتفاظ بالحسابات المالية لكل فترة محاسبيّة بشكل منفصل، حيث يتم ترحيل البيانات والمعلومات إلى دفتر الأستاذ بشكلٍ تدريجيّ، بالإضافة إلى ضرورة الانتباه إلى ازدواجية تسجيل العمليات المحاسبية، بحيث يتم إدخال المعاملة الواحدو أكثر من مرّة.
• مراجعة عملية الترحيل، والوقوف على جميع الإدخالات المحاسبيّة، بحيث يتم تصحيح الأخطاء المحاسبيّة حال حدوثها، بالإضافة إلى التحقق من الأرصدة وإعادة المراجعة لجميع الحسابات الماليّة، وبالتالي الحفاظ على دفتر الأستاذ العام خالياً من الأخطاء، بحيث يُعتبر هو المرجع الرئيسيّ لجميع المعاملات الماليّة والمحاسبيّة التي تقوم بها الشركة.